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Guia para gerenciar várias caixas de email

Gerenciar caixas de email é fácil? Quantos endereços de e-mail você possui? Uma conta pessoal e uma conta comercial? Talvez seja uma conta de spam para dar aos caixas quando eles insistem em receber seu email?

Os usuários de email em todo o mundo têm 4,4 bilhões de contas de email. E é seguro dizer que a maioria dos usuários provavelmente possui vários endereços de email. 

Considerando a quantidade de tempo que as pessoas passam lendo e respondendo a emails, ter mais de uma conta de email pode tornar esse processo ainda mais complexo e demorado.

guia prático para gerenciar várias caixas de email

Felizmente, existem maneiras de gerenciar várias contas de email efetivamente. Este guia deve fornecer todas as informações e truques necessários para isso.

4 maneiras de gerenciar várias contas de email.

Se você tiver mais de uma conta de email, é provável que precise verificar todas elas ao longo do dia.

Então, como você gerencia melhor seus vários e endereços e caixas de entradas de emails?

Mais informações:

Aqui estão algumas da melhores opções:

1. Abra cada conta de email em um navegador da web.

Primeiro, você pode abrir cada conta de email em sua própria guia em um navegador da web (Browser).

Para que esse método funcione, seu cliente de email deve oferecer suporte ao webmail. O benefício aqui é que ele mantém os endereços de email separados, o que pode ser ideal para privacidade ou se você preferir manter coisas do trabalho e coisas pessoais bem separadas.

A desvantagem disso é que pode ser confuso e retarda sua experiência de navegação ao abrir várias guias. Além disso, cada interface é diferente e você terá que clicar entre cada guia ao verificar qual é o email que está na aba.

2. Configure encaminhamento de email para uma conta principal.

Uma alternativa para se livrar da confusão das várias guias do navegador é usar um endereço de email principal, nele você recebe todos os emails que são encaminhado das várias outras contas de email.

Você pode fazer isso ativando o encaminhamento de email em cada conta individual e gerenciando todos os seus emails a partir de uma conta principal.

Esse método também pode funcionar no sentido inverso, onde você recebe todos os emails de entrada em uma conta principal e encaminha os emails para uma conta mais adequada.

No entanto, isso ainda significa que você tem vários endereços de email para gerenciar e vai custar tempo classificando todos os emails recebidos.

Embora essa abordagem pareça ser melhore que a opção anterior, elas ainda apresentam desvantagens.

Na primeira sugestão, quando você responde a um email da conta principal, esse é o endereço de email que o destinatário verá (e, portanto, responderá corretamente). Isso pode ficar confuso se você estiver misturando emails pessoais e emails de trabalho.

Na segunda opção, vai realmente adicionar uma conta de email adicional à mistura, tornando sua situação ainda mais complexa e trabalhoso, além do mais, quando você responder o email, não será o mesmo que o destinatário envio – creio que fica ainda mais confuso.

3. Use um cliente de email da área de trabalho.

A maioria dos clientes de email é criado para ajudar as pessoas a acessar suas múltiplas contas de email da maneira mais fácil e prática possível.

Existem muitos clientes de email disponíveis para praticamente todos os sistemas operacionais.

Ao escolher o melhor cliente de email para suas necessidades, verifique se ele suporta o gerenciamento de várias contas ao mesmo tempo.

E isso nos leva ao próximo ponto.

4. Use uma caixa de entrada universal ou unificada.

A melhor opção para o gerenciamento eficaz de contas de email é usar uma caixa de entrada universal. 

Pode não ser chamado de “caixa de entrada universal” em todos os clientes de email, com esse recurso, você consegue consolidar várias endereços e contas de email em uma caixa de entrada bem gerenciada.

Independentemente do provedor de email, você pode sincronizar vários endereços de email e acessar emails de todas as contas em apenas uma caixa de entrada.

A consolidação de suas contas de email em uma caixa de entrada permite acessá-las em qualquer lugar, a qualquer momento. Você economizará tempo e energia ao abrir apenas um programa ou conta e manter tudo organizado em um só lugar.

Dicas rápidas para gerenciar contas de email.

Agora que você saber como configurar e gerenciar contas de email ao seu gosto, existem algumas etapas a serem seguidas para garantir que você fique por dentro das novas caixas de entrada e as mantenha organizadas.

1. Programe uma assinatura de email automática.

Se você decidir usar uma “caixa de entrada de email unificada”, isto significa que poderá enviar emails para vários propósitos diferentes a partir de uma única plataforma.

Desta forma, você pode manipular tanto email comercial quanto o seu email pessoal em um único local.

A primeira etapa que você deve executar é a configuração de assinaturas de email para suas diferentes contas de email.

Isso poupará um tempo valioso ao responder aos emails, pois você pode simplesmente escolher uma assinatura de email pré-programada que preenche automaticamente a parte inferior da sua mensagem.

Além disso, isso garantirá que o destinatário tenha suas informações de contato.

2. Classifique e filtre os emails em pastas.

Outra ótima dica de gerenciamento de email é tratar sua caixa de entrada como sua área de trabalho.

Cada email é como um arquivo classificado em pastas específicas.

Você pode fazer isso manualmente quando receber um email ou configurar um filtro. Os filtros classificam automaticamente os emails de determinado endereço de email ou que contêm determinadas informações em pastas, em vez de criarem na sua caixa de entrada.

Se você tiver várias contas, um sistema de arquivamento ajuda a manter o email de trabalho e o email pessoal separados, ou o trabalho de um projeto separado de outro, ou mesmo o trabalho de um trabalho separado de um segundo trabalho.

inbox zero - classifique e filtre os emails em pastas

3. Defina uma hora para verificar os emails.

Com o email a um toque de distância, é fácil ser sugado para a sua caixa de entrada a todo o momento.

Isto é especialmente verdade se você tiver inúmeras contas de endereços de email. Quanto mais caixas de entradas você tiver, mais emails você receberá durante o dia todo!

É recomendável, para melhor foco e gerenciamento de tempo, que você reserve um tempo específico para verificar apenas os emails (não verifique emails fora deste período de tempo pré-determinado).

As respostas dos emails devem ser rápidas e consistentes – não deixe que eles residam na sua caixa de entrada por muito tempo. Se eles exigirem uma resposta mais longa, sinalize-os para responder mais tarde.

Além disso, manter várias contas de email organizadas, especialmente com o método de usar uma caixa de entrada unificada, ajudará você a aproveitar ao máximo cada minuto do seu tempo, inclusive o de planejar onde vai ser suas próximas férias.

Como gerenciar diversas contas de email?

A maioria das pessoas provavelmente não percebe quanto tempo está perdendo com gerenciamento impreciso de várias contas de email.

Você pode verificar contas diferentes em momentos diferentes ou talvez tenha aceitado a maneira como as coisas são.

Na realidade, depois de definir operar com uma caixa de entrada unificada ou consolidar seu emails para um só conta principal, você nunca mais voltará a maneira antiga de manipular suas caixas de emails.

Esperamos que você tenha achado essas dicas para gerenciar email úteis para se aproximar cada vez mais de uma caixa de entrada de mail bem gerenciada.

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