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Outlook vs Gmail: diferenças e qual o melhor serviço para email?

Quando se trata de Outlook vs Gmail, você pode não encontrar tantos fãs boys ou defensores dessa marcas em debate quanto em uma discussão sobre Coca-Cola vs. Pepsi, MCdonalds vs King Burguer ou iPhone vs Samsung.

Mas quando você conhece a fundo esses serviços e sabe que boa parte dos usuários proclamam uma solução de email como inerentemente superior à outra por facilidade, obrigatoriedade funcional ou desconhecimento técnico.

A disputa pode ficar um pouco desequilibrada. Leia tudo para saber mais

Outlook vs. Gmail: o que é melhor serviço para email?

Outlook vs Gmail

Se alguém é fã dos produtos do Google, eles tendem a ficar do lado do Gmail, enquanto que, se estiverem acostumados aos produtos da Microsoft, pode contar com eles gostando mais do Outlook.

E, não podemos esquecer dos ataques que uma empresa faz a outras por várias questões de segurança e privacidade.

Mas existem muitos benefícios para cada objetivo que tornam uma dessas soluções de email melhor que a outra?

Para entender melhor as duas soluções é preciso usa-las e como alguém que usa o email do Gmail e o Email do Outlook antigo Hotmail.com (saiba como entrar direto no Hotmail), para capacitação de tarefas e trabalho há anos, sou da turma do Gmail.

Eu acho o recurso e ferramentas são melhores projetadas, são mais flexível e permite qualquer usuário obter relatórios com o email analytics por exemplo para entender como os envios que faço podem ser melhorados no futuro.

Mas isso não quer dizer que o Outlook.live.com não tenha muitos méritos.

O spoiler deste artigo é que descobrir que cada solução de email tem suas vantagens e desvantagens que tornam impossível declarar um vencedor verdadeiramente universal.

Se falar que o que pode ser bom e excelente para você, pode não ser para o outro, por diversas questões de usabilidade e etc.

Dito isto, estou disposto a apostar que, depois de fazer a leitura deste artigo, você tenderá diretamente para um lado (Gmail) ou para o outro (Outlook) com base em suas perspectivas pessoais, histórico de trabalho e necessidades comerciais ou profissionais.

O primeiro passo é ter uma visão geral das principais diferenças entre o Outlook e o Gmail para podermos ir para um confronto de email direto entre os dois serviços de emails em cada uma das dezenas de categorias.

Cabe a você decidir como avaliar a importância dessas diferenças e, finalmente, decidir qual solução de email é melhor para você, seus negócios ou sua empresa.

Principais diferenças entre o Outlook e Gmail

Vamos começar com uma visão geral simples do Outlook vs Gmail.

Gmail do Google.

Gmail do Google

Primeiro, preciso ressaltar que essa não é exatamente uma comparação individual. “Gmail” refere-se a um serviço de email fornecido pelo Google, juntamente com a plataforma criada para acessar esse serviço.

Você deve ouvir as pessoas falarem sobre o “email deles” como uma referência à conta do Gmail e aos aplicativos que eles usam para acessa-lo. O Gmail também pode ser acessado por meio de uma conta do G Suite.

Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook

O Microsoft Outlook, por outro lado, não é um serviço de email específico. Em vez disso, é um aplicativo desenvolvido principalmente para ajudar as pessoas a gerenciar email, que também possui um calendário e outros recursos.

Muitas pessoas o usam como parte do Microsoft Office 365, um conjunto de produtos e serviços (principalmente acessados ​​via nuvem) que inclui o Exchange Server da Microsoft, que é um serviço de email dedicado.

Ele também inclui aplicativos como Microsoft Word e Excel.

O interessante aqui é que é tecnicamente possível vincular sua conta do Gmail ao Outlook, usando a interface do Outlook com o serviço de email do Gmail.

Na verdade, você pode usar quase qualquer conta no Outlook – e ainda acessá-la através do aplicativo dedicado original.

Mas, por uma questão de simplicidade, vamos assumir que você, como a maioria dos usuários de email, está usando o Outlook.live.com, Microsoft Outlook com Microsoft Exchange Server ou o Gmail com seus próprios aplicativos móveis e de desktop.

Com isso em mente, há três categorias principais de diferenças que precisamos considerar:

1. Recursos. Embora o Outlook e o Gmail sejam os principais provedores de serviços de email, cada um deles oferece um conjunto distinto de recursos secundários. Analisando os detalhes nas próximas seções, basta dizer que cada solução tenta oferecer mais ao profissional médio do que apenas um servidor de email básico.

2. Design. O design também é marcadamente diferente, com diferenças em termos de layout, organização e interação do usuário. Essas diferenças entre o Outlook e o Gmail tendem a ser mais subjetivas que as outras. Portanto, se você estiver acostumado a uma solução, quase certamente preferirá a outra.

3. Praticidade. Também podemos considerar variáveis ​​relacionadas à praticidade de cada solução, especialmente em um ambiente de empreendimento e negócios. Por exemplo, custos e possíveis integrações devem ser considerados, e o aprendizado de cada plataforma pode afetar como eles afetam a produtividade diariamente.

No restante do artigo, exploraremos as diferenças específicas em cada uma dessas áreas e como elas devem afetar suas escolhas.

O que precisa ficar bem claro são as duas seções principais, ou seja, considerações pessoais e comerciais.

Mas não se iluda pensando que essas seções são exclusivas.

Os freelancers, comerciantes e empresários ainda desejam considerar o desempenho de cada solução individualmente, e os indivíduos devem entender alguns dos recursos relacionados a negócios de cada plataforma.

Gmail vs Outlook para uso pessoal

Começaremos analisando as diferenças importantes para o usuário médio.

Custo para usar o email

Ambos os serviços de email são gratuitos para usuários individuais, embora existam algumas restrições.

No entanto, se você quiser usar o aplicativo Outlook em vez da versão hospedada na Web (Outlook Live) da sua conta da Microsoft, precisará obter o Office 365.

Para isso, é preciso desembolsar uma taxa anual de cerca de US$ 60 por ano, mas você também terá acesso para Word, Excel, PowerPoint e outros programas do Office.

O G Suite é a versão do Google desse conjunto de produtos de software, mas você pode acessar a maioria deles (e a maioria dos principais recursos) de graça (a menos que você seja um negócio).

Cobriremos os custos de negócios em minha seção sobre considerações específicas de negócios.

Vencedor: Gmail

Armazenamento de email

Supondo que você tenha optado por uma conta gratuita, o Gmail oferecerá 15 GB de armazenamento. A ressalva é que seus 15 GB são um limite de armazenamento compartilhado no Google Drive, Gmail e Google Fotos; em outras palavras, se você estiver armazenando 14 GB de fotos, talvez não tenha muito espaço para email.

O Microsoft Outlook não é tão claro quanto aos limites de armazenamento, mas você começará com 5 GB de armazenamento e poderá aumentar esse valor ao longo do tempo. Ambas as soluções oferecem mais armazenamento por taxas adicionais.

Vencedor: Gmail

Publicidades na caixa de email

Se você estiver usando contas gratuitas, será exposto a anúncios e muita publicidade.

Anúncios no Gmail: seus anúncios serão exibidos na parte superior da sua Caixa de entrada com a palavra “Anúncio” destacada para deixar claro que não são emails. Você também tem o poder de gerenciar suas preferências de anúncio se estiver vendo anúncios que não são relevantes para você.

Anúncios no Outlook: os anúncios gráficos estarão no lado direito da sua caixa de entrada e você também terá a oportunidade de personalizar os anúncios que vê. Ambas as soluções são semelhantes em termos de prevalência de anúncios, portanto, tudo se resume à preferência pessoal.

Vencedor: Empate

Segurança do email

A segurança é uma categoria difícil de avaliar, principalmente não tendo acesso direto à arquitetura de nenhum dos produtos e, mesmo se tivesse, não saberíamos o que estávamos vendo ao ser se tivéssemos um especialista ao lado.

Portanto, não podemos dizer com toda certeza se um sistema de armazenamento de email é inerentemente mais seguro que o outro, embora as violações pareçam raras nas já aconteceram nas duas frentes.

Em vez disso, vamos olhar para os dois produtos e os recursos relacionados à segurança que cada empresa oferece ao usuário.

— O Outlook e o Gmail oferecem opções de autenticação em duas etapas e detecção interna de spam.

Ambos os produtos também possuem um recurso que permite ativar os ícones “remetente confiável” ou “verificado” de remetentes confiáveis. O Gmail também possui um recurso que permite ver quando e como sua conta foi usada pela última vez – um dos poucos truques e hacks do Gmail que podem melhorar sua segurança.

* Além de todos os recursos ambos possuem a possibilidade de criar emails temporários ou gerar emails descartáveis através da criação de aliases.

Mas, vale lembrar que na maioria das vezes, a segurança do seu email depende de suas próprias medidas de segurança pessoal. Quando o assunto for importante demais para usar emails, a sugestão é se livrar desses dois serviços de email e usar o ProtonMail.com.

Vencedor: Empate

Organização da caixa de entrada

Aqui é onde as coisas ficam interessantes. O Gmail e o Outlook oferecem sistemas de organização muito diferentes, mas sua preferência provavelmente dependerá de qual sistema você está acostumado.

O Outlook segue a fórmula típica da Microsoft, portanto, se você estiver acostumado a usar PCs, Laptops e Desktops convencionais, será muito familiar para você.

Você pode criar um sistema de pastas e subpastas que pode ser usado para classificar seus emails em diferentes categorias, como por cliente, por projeto ou até por urgência. Você também pode sinalizar mensagens importantes ou fixá-las na parte superior de uma pasta específica.

Por padrão, sua caixa de entrada será organizada em entradas de mensagem única, quando alguém envia uma nova resposta a uma conversa antiga, ela aparece como uma mensagem totalmente nova na parte superior da tela.

O Gmail faz as coisas de maneira um pouco diferente. Em vez de pastas e subpastas, emprega um sistema de categorias e rótulos. Você pode marcar seus emails como pertencendo a diferentes categorias e subcategorias da mesma maneira que pode marcar fotos, na minha experiência, é como o sistema de pastas/subpastas, exceto que é mais versátil.

Em vez de sinalizadores, o Gmail usa uma série de marcas e estrelas que permitem designar as mensagens como importantes, não importantes ou pertencentes a uma categoria específica.

Ele também possui uma série de até cinco guias na exibição da caixa de entrada, que classificam seus emails automaticamente em categorias como:

Principal – que contém todos os email recebidos sem classificação.

Social – Nessa aba você encontra todos as notificações de mídia social.

Promoções – Aba que armazenam todos os boletins informativos e emails promocionais.

Atualizações – É a aba destinada a qualquer tipo de mensagem de notificação automática, muito útil para quem assina newsletters ou “Alertas do Google” por exemplo.

Fóruns – Essa é a aba para quem participa de fóruns ou listas de discussão, a ativação é recomendada para quem participa de comunidades virtuais.

Por fim, o Gmail usa a “exibição de threads” por padrão, que coleta todas as mensagens em uma determinada conversa em um único item de linha, o que alguns usuários do Outlook consideram confuso ou irritante – mas você sempre pode desativar esse recurso.

Definitivamente, há espaço para interpretação subjetiva aqui, portanto, se estivermos apenas olhando as opções padrão, tenho que chamá-lo de empate.

Vencedor: Empate

Procurar e pesquisar emails

Você pode esperar que o Google, o rei da pesquisa, tenha uma função de pesquisa interna melhor no Gmail do que a Microsoft poderia conjurar no Outlook. Você estaria certo.

De certa forma, o recurso de pesquisa do Outlook é mais simples; existe uma barra simples na qual você pode digitar sua consulta e pesquisar pastas específicas ou emails de contatos específicos.

Há uma pesquisa separada para seus contatos.

Mas em termos de praticidade, a pesquisa do Gmail é muito mais robusta. Com uma pesquisa básica, você pode ativar rapidamente qualquer coisa com uma frase simples.

Com uma pesquisa avançada, você pode classificar as opções com base em variáveis ​​como rótulos, guias, categorias, remetentes, destinatários, linhas de assunto, anexos, conteúdo do corpo, intervalos de datas e tamanho da mensagem.

Vencedor: Gmail

Contatos na caixa de email

Ambos os serviços oferecem recursos que facilitam o gerenciamento de seus contatos. Por exemplo, ambos permitem importar uma lista de contatos de qualquer outro provedor de serviços principal (incluindo o serviço um do outro).

Você também pode enviar um CSV para adicionar seus contatos manualmente, o que pode ser importante se você fizer backups manuais e perder a conta.

O Gmail também oferece integração de contatos com o Google+, mas, convenhamos, muitas pessoas estão usando o Google+ atualmente.

Além disso, os dois provedores de serviços recomendam contatos para incluir nos seus emails quando você começa a digitar, facilitando a recuperação dos endereços certos para as pessoas certas.

Vencedor: Empate

Complementos e aplicativos

Embora o Outlook tenha algumas funcionalidades que permitem a integração com aplicativos de terceiros, é difícil superar a abertura do Gmail para outros complementos e extensões.

Você pode encontrar os 54 melhores aplicativos, complementos e extensões para o Gmail. É possível incorporar quase qualquer tipo de aplicativo funcional no Gmail, instantânea e facilmente para aprimorar sua experiência.

Algumas funcionam como extensões do Chrome, melhorando sua experiência online geral, enquanto outras, como o EmailAnalytics, são incorporadas diretamente ao Gmail, para que você possa extrair dados da sua conta e melhorar sua produtividade.

O céu é o limite com o Gmail, por isso ganha nesse quesito.

Vencedor: Gmail

Personalização de email e caixa de entrada

No Outlook, você pode alterar a aparência do seu aplicativo com temas pré-selecionados ou personalizados. Você também pode fazer algumas alterações no funcionamento da sua caixa de entrada, como a forma como as coisas são colocadas.

Mas é difícil competir com o grande número de opções que você tem no Gmail.

Quase tudo no Gmail é personalizável, desde o tamanho, o posicionamento e o design da sua Caixa de entrada geral até os recursos que você usa nela.

Você pode ativar ou desativar a maioria dos recursos e até obter acesso a configurações semi-ocultas que podem melhorar sua experiência ou produtividade geral (ou ambas).

Além disso, você pode integrar-se com quantos complementos desejar, tornando o Gmail muito mais adequado para usuários individuais com gostos específicos.

A única desvantagem do Gmail é sua enorme popularidade; o nome de usuário que você deseja já pode ser usado.

Vencedor: Gmail

Consistência no serviço de email

Os dias em que você se pergunta se o seu email “se perdeu no ciberespaço” está praticamente acabado. Todos os principais servidores de email são robustos o suficiente para fornecer um alto grau de consistência no serviço.

De vez em quando, você pode encontrar problemas de conectividade entre o cliente Outlook e o servidor de email, mas isso não se deve necessariamente ao servidor de email, geralmente é um problema de sincronização.

Você também pode experimentar períodos muito breves em que seu cliente não pode acessar seu servidor de email e, é claro, as conexões com a Internet interferirão nos dois provedores na mesma medida.

Vencedor: Empate

Bate-papo

Se você precisar iniciar uma conversa rápida em vez de enviar um email demorado e iniciar um encadeamento contínuo, os dois provedores oferecem opções para mensagens instantâneas.

Com o Gmail, há uma função de bate-papo integrada que você pode usar a qualquer momento.

O Outlook realiza isso integrando-se ao Skype, o que é um pouco menos conveniente.

Vencedor: Gmail (apenas)

Gmail vs Outlook – considerações comerciais

Agora, vamos considerar algumas das maiores considerações que as empresas precisam ter em mente ao decidir entre essas plataformas.

G Suite vs. Office 365

Se você estiver configurando o email comercial para sua empresa, precisará obter uma conta do G Suite ou do Office 365.

Como eles oferecem um conjunto semelhante de produtos de software, você provavelmente não precisará dos dois, então um é superior ao outro?

O G Suite oferece Gmail, Google Drive, Google Docs, Planilhas, Apresentações, Calendário, Keep, Hangouts e vários outros aplicativos.

O Office 365 inclui Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, One Note, Skype e vários outros aplicativos. Em termos de funcionalidade e grande número de aplicativos, eles são quase iguais.

Você pode achar que os aplicativos para download do Office são mais convenientes que os aplicativos puramente hospedados na Web do G Suite.

E, embora similares, é bem provável que seus funcionários estejam mais familiarizados com a linha de produtos do Office do que com os do G Suite.

Convido você a revisar nosso guia detalhado sobre o G Suite vs. Office 365, para que você possa ver uma comparação completa entre muitos fatores diferentes.

Estou apenas dando uma breve visão geral aqui. Eles são quase iguais, mas eu dou uma ligeira vantagem ao G Suite.

Vencedor: G Suite

Custos dos serviços

E quanto aos custos? Você acha que essa é uma categoria em que há um vencedor claro, já que ambas as opções têm um valor objetivo em dólar vinculado a elas. Mas é mais complicado que isso.

Os preços do G Suite são relativamente simples. Você pode escolher entre os planos Básico, Comercial e Corporativo, e cada camada tem mais armazenamento e mais recursos.

Os preços são US $ 5, US$ 10 e US$ 29 por mês, por usuário, respectivamente. As camadas mais altas aqui têm armazenamento ilimitado.

O Office 365 tem um sistema em camadas semelhante, com o Business Essentials, Business e Business Premium custando US$ 6, US$ 10 e US$ 15 por mês, por usuário, respectivamente.

No entanto, se você fizer um compromisso anual, os preços caem significativamente. O armazenamento máximo que você pode obter é de 1 TB de armazenamento em nuvem e 50 GB de armazenamento de email.

Os preços são semelhantes, mas também estamos comparando maçãs e laranjas aqui, então vou chamar de empate.

Vencedor: Empate

Configuração e gerenciamento contínuo

Esteja você confiando em seus funcionários para criar suas próprias contas ou solicitando que uma pessoa de TI as configure profissionalmente, você deve saber como é fácil estabelecer sua solução e gerencia-la continuamente.

Nenhuma solução deve ocupar seus funcionários por muito tempo. Ambos passaram por vários períodos evolutivos e são tão fáceis de configurar quanto qualquer outro aplicativo.

Tendo passado pelo processo de configuração dos dois, lembro-me de que o Gmail era alguns minutos mais rápido e um pouco mais intuitivo, mas a diferença pode ser insignificante para um público diverso.

O Outlook oferece aplicativos opcionais para a área de trabalho, em vez de aplicativos hospedados na Web, que podem custar mais tempo ao processo de instalação.

No entanto, não acho que a carga de tempo e a solução de problemas sejam excessivas para qualquer uma das opções.

Vencedor: Empate

Rastreabilidade de emails

Em termos de rastreamento de produtividade e monitoramento de funcionários, nem o Outlook nem o Gmail têm uma solução integrada.

Mas existem complementos que podem ajudá-lo em qualquer aplicativo.

No Outlook, a melhor solução é o MyAnalytics, um aplicativo que permite ver quantos emails você está enviando e quantas horas você gasta em emails, em reuniões e em trabalhos focados. Não é super robusto, mas pode fornecer algumas métricas de desempenho de alto nível.

Para o Gmail, há alguns serviçs de email analytics. Para não ser tendencioso aqui não vou citar nenhum serviço, mas acredito verdadeiramente que ter uma ferramenta mais abrangente e melhor para o monitoramento do seus emails poderá ser muito benefíca.

Com isso, você pode acompanhar não apenas quantos emails seus funcionários estão enviando e recebendo, mas também quanto tempo leva para redigir e responder a emails e quais contatos demoram mais tempo.

É o melhor instantâneo que você obtém da produtividade de sua equipe e é fácil de instalar e usar.

Vencedor: Gmail

Intuição e curva de aprendizado

Este é outro fator subjetivo. Para um usuário que não conhece totalmente os emails modernos, o Gmail e o Outlook são bastante intuitivos e fáceis de dominar.

A vantagem do Outlook é que a maioria das pessoas já está familiarizada com ele. Foi a solução para email por um longo tempo e, portanto, a maioria dos profissionais modernos é complacente em usá-la (e pode ficar confusa ou intimidada por alguns dos recursos exclusivos do Gmail).

Portanto, se todos os seus funcionários estiverem acostumados a usar o Outlook, pode ser difícil fazê-los mudar.

A vantagem do Gmail é a personalização. Você pode configurá-lo para funcionar da maneira que desejar, o que pode tornar a experiência de email de qualquer pessoa simples e intuitiva.

O problema é que leva um tempo para encontrar todas as configurações corretas e mexer com elas o suficiente para encontrar uma maneira que funcione para você. Em outras palavras, leva mais tempo para acertar as coisas.

Vencedor: Empate

Veredito final

Então, qual é o melhor entre o Outlook e o Gmail? Mais uma vez, a resposta depende das suas necessidades, embora, em geral, eu esteja do lado do Gmail devido à sua grande versatilidade.

Se você estiver interessado em mudar do Outlook para o Gmail, temos um guia super simples para ajudá-lo no processo (basta clicar nesse link).

É altamente recomendável que você experimente se você foi doutrinado a usar o Outlook na maior parte de sua carreira profissional.

Entre todas as diferenças para saber qual o melhor entre outlook vs gmail a mais impressionante é a abertura do Gmail para aplicativos de terceiros que você pode acompanhar dezenas de métricas relacionadas aos seus hábitos de email, desde o número de emails enviados por dia até quanto tempo leva para responder ao email médio.

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